個人情報の取扱いについて
1.事業者の名称
株式会社 興和システムサービス
代表取締役 青木 浩幸
2.管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護管理者 岡崎 敬久
所属部署：管理部
連絡先：電話03(3866)3801
3.個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 | ||
| （１）ご本人より書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的 | |||
| 株主情報 | 情報公開、配布物の送付、連絡の為 | ||
| 取引先情報 | 商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務の為 | ||
| 社員情報 | 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理の為、ソフトウエア開発事業部の技術者内容 | ||
| 採用応募者に関する個人情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理の為 | ||
| （２）取引先から個人情報を提供される場合の利用目的 | |||
| 協力会社社員 | スキルシートの委託会社への提示 | ||
※上記表の（2）につきましては、保有個人データには該当致しません。
4.個人情報の第三者提供
当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。また匿名加工情報を取り扱うことは致しません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(5)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(6)業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
5.個人情報取扱いの委託
当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
6.個人情報の開示等の請求
お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等（個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止又は第三者提供記録の開示）に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「開示対象個人情報の請求手続きについて」をご覧ください。
7.個人情報を提供されることの任意性について
お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。
８.認定個人情報保護団体について
当社が加入する認定個人情報保護団体：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情相談連絡先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号 : 03-5860-7565 0120-700-779
【お問合せ窓口】
お客様の個人情報に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒101-0032 東京都千代田区岩本町２丁目１３番６号 ミツボシ第３ビル ３Ｆ
株式会社興和システムサービス 事務局
メールアドレス：kss＠kowasystem.co.jp
TEL：03（3866） 3801（受付時間 9:00～17:30※）
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の
対応とさせていただきます。
■ 開示対象個人情報の請求手続きのご案内
当社で保有しているご自身の個人情報の開示等（個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止又は第三者提供記録の開示）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。
1.「開示等の請求」申出先
「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。
〒101-0032 東京都千代田区岩本町２丁目１３番６号 ミツボシ第３ビル ３Ｆ
株式会社興和システムサービス 事務局
メールアドレス：kss＠kowasystem.co.jp
TEL：03（3866）3801
2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類（本人様）
「開示等の請求」を行う場合は上記１までご請求ください
3.代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.でご請求いただく書類に加えて、下記3.(1)の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び3.(2)代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。
(1)代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
①本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
①戸籍謄本
②住民票（続柄の記載されたもの）
③その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
①後見登記等に関する登記事項証明書
②その他法定代理権の確認ができる公的書類
(2)代理人様ご自身を証明する書類の写し
①運転免許証
②パスポート
③健康保険の被保険者証
④住民票
⑤住民基本台帳カード
※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください
4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：１00円
5.「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。
◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
①ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
②所定の申請書類に不備があった場合
③開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
④その他、合理的な理由により、開示等の請求にお応えできない場合
※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示等（個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止又は消去、第三者への提供の停止又は第三者提供記録の開示）の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。
■保有個人データの取扱体制や講じている措置の内容
1）基本方針の策定
保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3）組織的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4）人的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
5）物理的安全管理措置
①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
6）技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
以上
